Det är viktigt att tidigt i processen hitta en form för ett gemensamt avtal. Gör alltid anteckningar efter möten och telefonsamtal, spara mail och håll alla parter uppdaterade. Vägen till avtal består ofta av ett så kallat letter of agreement (förslag till överenskommelse) som är en sammanfattning av minnesanteckningar och ett underlag till det slutgiltiga avtalet.

Första steget till ett avtal är att ta reda på vem som är motpart och vem som är berättigad att skriva under, dvs. juridiskt godkänd oavsett vilken typ av juridisk person du tecknar avtalet med (firma, bolag, organisation mm). Det kan hända att en utländsk part kräver bevis för teckningsrätten och då måste du skaffa legaliserad översättning av ditt firmatecknarbevis som skall godkännas av en Notarius Publicus. En Notarius Publicus hittar du genom Länsstyrelsen i ditt län.

Antalet sidor och detaljnivån i avtalet kan variera, men numrera och signera varje sida om avtalet omfattar flera sidor. Mindre ändringar kan göras efter det att avtalet är undertecknat. Skriv in ändringen och efter det att båda parters signum finns bredvid är den giltig.

Följande punkter bör definieras i ett avtal:

• Mellan vilka parter upprättas avtalet
• Tidsperiod, klockslag, plats, antal framträdanden
Tekniska förutsättningar, specificerat i en teknisk rider
• Personal behov med arbetstider
• Marknadsföring
• Ekonomi. Exakta belopp ang. gager, biljettintäkter mm. Undersök om det finns avgifter eller skatter som kan tillkomma som kostnader
• Hur och när betalning sker. Ev. delbetalning, i vilken valuta och kurs
• Antal fribiljetter/ part
• Reseersättning, traktamente, logi och transporter
Upphovsrätt
• Tillstånd. Vem av parterna ansöker om de olika tillstånd som kan behövas, visum, arbetstillstånd, ATA-carneter mm samt hur kostnaderna ska fördelas
Försäkringar. Hur fördelas försäkringsansvaret
• Inställda föreställningar. Hur ska ansvaret fördelas om föreställningen av något skäl ställs in?
• I vilket land ska ev. konflikt utredas
• Vem har övergripande arbetsmiljöansvar (oftast är det arrangören)

Tinfo, Finka ITI, har på sin sida en Verktygslåda för internationell mobilitet ett utkast till avtal på engelska som kan vara användbart som grund när du ska formulera ett avtal.