Första steget till ett avtal är att ta reda på vem som är motpart och vem som är berättigad att skriva under, dvs. juridiskt godkänd oavsett vilken typ av juridisk person du tecknar avtalet med (firma, bolag, organisation mm). Det kan hända att en utländsk part kräver bevis för teckningsrätten och då måste du skaffa en legaliserad översättning, av ditt firmatecknarbevis som skall godkännas av en Notarius Publicus. En Notarius Publicus hittar du genom Länsstyrelsen i ditt län.

Antalet sidor och detaljnivån i avtalet kan variera, men numrera och signera varje sida om avtalet omfattar flera sidor. Mindre ändringar kan göras efter att avtalet är undertecknat. Skriv in ändringen och efter att båda parters signum finns är den giltig. Följande punkter bör definieras i ett avtal:

• Mellan vilka parter upprättas avtalet
• Tidsperiod, klockslag, plats, antal framträdanden
• Tekniska förutsättningar, specificerat i en teknisk rider
• Personal behov med arbetstider
• Marknadsföring
• Ekonomi. Exakta belopp ang. gager, biljettintäkter mm. Undersök om det finns avgifter eller skatter som kan tillkomma som kostnader
• Hur och när betalning sker, ev. delbetalning, i vilken valuta och kurs
• Antal fribiljetter/part
• Reseersättning, traktamente, logi och transporter
• Upphovsrätt
• Tillstånd. Vem av parterna ansöker om de olika tillstånd som kan behövas, visum, arbetstillstånd, ATA-carneter mm, samt hur kostnaderna ska fördelas
• Försäkringar. Hur fördelas försäkringsansvaret
• Inställda föreställningar. Hur ska ansvaret fördelas om föreställningen av något skäl ställs in?
• I vilket land ska ev. konflikt utredas
• Vem har övergripande arbetsmiljöansvar (oftast är det arrangören)

Tinfo, Finka ITI, har på sin sida en Verktygslåda för internationell mobilitet,ett utkast till avtal på engelska som kan vara användbart som grund när du ska formulera ett avtal.